Il est parfois difficile de s'imaginer toutes les étapes inhérentes à la constitution du dossier de candidature d'un appel d'offres. Qu'elle soit issue du marché public ou privé, la démarche reste majoritairement la même.
Les appels d'offres constituent une grande partie des activités réalisée par les entreprises (pour le marché public, le secteur des travaux représente plus de 35% des commandes en 2018). Le secteur des travaux en hauteur ne déroge pas à cette
façon de procéder.
Un peu de droit...
Chaque marché doit répondre à certaines obligations législatives.
Pour les marchés d'appel d'offres privés :
Il n'y a pas d'obligations légales ou de règles aussi importantes pour régir les marchés privées en comparaison du marché public. La procédure pour les appels d'offres privés est beaucoup plus souple puisqu'en effet, il s'agit uniquement d'une mise en concurrence des entreprises.
Pour les marchés publics...
Concernant les appels d'offres du marché public, il y a un cadre et des règles très précises qui encadrent les procédures.
Il convient, avant tout, de rappeler les 3 catégories principales de procédures :
- Procédure négociée sans publicité ni mise en concurrence : l'énoncé est assez clair, néanmoins pour recourir à cette procédure, il faut cocher quelques cases obligatoires (urgence de la situation, pas de candidats à l'appel d'offre passé, Besoin estimé inférieur à 40 000€ HT....).
- Marché à procédure adaptée (MAPA) : lorsqu'un acheteur souhaite réaliser un achat dont la valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée, il peut recourir à une procédure Mapa. Il détermine alors librement, les conditions de la procédure dans le respect des principes de la législation en matière de marchés publics (évidemment).
- Procédure formalisée : c'est-à-dire les appels d'offres ouverts : tous prestataires susceptibles de répondre à la demande peuvent candidater. Pour les appels d'offres restreints : peuvent candidature uniquement le prestataires pré-sélectionnés sur des critères précis, comme le chiffre d'affaire par exemple.
NB : A compter du 1er janvier 2020, les seuils de procédures formalisées seront les suivants :
139 000 euros pour les marchés de fournitures et services des pouvoirs adjudicateurs centraux ;
214 000 euros pour les marchés de fournitures et services des autres pouvoirs adjudicateurs et pour les marchés de fournitures et services des pouvoirs adjudicateurs centraux dans le domaine de la défense ;
428 000 euros pour les marchés de fournitures et services des entités adjudicatrices et pour les marchés de fournitures et services de défense ou de sécurité ;
5 350 000 euros pour les marchés de travaux et les contrats de concessions.
Zoom sur la démarche....
Si l'on détaille les démarches engagées par les répondants aux appels d'offres, elle peut se décomposer en 9 étapes essentielles :
L'analyse du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) : un document transmis aux candidats qui va définir les besoins de l'acheteur et décrire les modalités de la procédure de passation.
Visite du site : les potentiels prestataires peuvent alors se rendre sur le chantier présenté dans l'appel d'offres pour, d'une part effectuer une étude de faisabilité et d'une autre part, prendre les cotes.
Recherche de fournitures : suite à la visite et l'appropriation du chantier convoité, les candidats effectuent une recherche des fournitures nécessaires à la réalisation des travaux et donc, un premier chiffrage.
Etude de la réalisation : ou "comment allons nous répondre à la demande et quelle va être notre méthodologie d'action ?"
Rédaction du dossier technique : présentation formalisée des étapes précédentes. Il doit répondre de façon la plus complète possible au CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) transmission avec le DCE.
Envoi du dossier de candidature : les prestataires intéressés déposent leur dossier de réponse pour l'appel d'offres, en faisant bien attention à la date limite de réponse définie par les acheteurs.
La négociation : les candidats retenus vont pouvoir rentrer dans une phase de négociation avec les acheteurs et modifier certaines clauses. Toutes les procédures n'impliquent pas forcément cette étape..
La réponse : les candidats reçoivent une notification. Les candidats qui se voient refuser le marché doivent recevoir un document notifiant les motifs du rejet de leur offre.
Début du chantier : les prestataires gagnants peuvent alors commencer véritablement les travaux et satisfaire au mieux la demande initiale.
NB : Les appels d'offres ont tous une durée limitée pour soumettre une candidature.
Les commanditaires peuvent modifier la demande durant cette période de candidature.
